Отчеты
10.08.2008
Виды (классификация) отчетов. Общие принципы работы
Отчеты, существующие в любой конфигурации, можно условно разделить на несколько групп.
В данном случае это сделано на примере типовой конфигурации Бухгалтерия предприятия:
1. Стандартные отчеты. Открываются выбором верхних пунктов меню Отчеты/ и строятся по данным проводок — движений регистров бухгалтерии по дебету и кредиту счетов и субконто.
• Одна часть стандартных отчетов (Оборотно-сальдовая ведомость ... Диаграмма) строятся по проводкам бухгалтерского учета — счетам из Плана счетов бухгалтерского учета.
• Другая, с похожими названиями, но с приписками ...(налоговый учет) — по счетам налогового учета (из Плана счетов налогового учета).
2. Специализированные отчеты. Отчеты по отдельным разделам учета, предусмотренные нормативами. К специализированным отчетам, например, относятся Кассовая книга, Книга продаж, Книга покупок и т.д.
Открываются выбором пунктов меню по соответствующему разделу. Для приведенных в качестве примера это будут подпункты меню Банк и касса/, Ведение книги продаж/, Ведение книги покупок/ и т.д.
Если стандартные отчеты формируются исключительно по данным операций с проводками, независимо от того, как они сформированы (вручную, документами или типовыми операциями), то для специализированных наличие документов играет решающую роль.
3. Регламентированные отчеты. Отчеты, предусмотренные нормативами или рекомендациями по бухгалтерской и налоговой отчетности.
• Бухгалтерская и статистическая отчетность, расчеты налогов формируются из диалога, который открывается выбором пункта меню Отчеты/Регламентированные отчеты.
• Регистры налогового учета, рекомендованные в соответствии с гл.25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ — подпункты меню Регистры налогового учета (по налогу на прибыль)/.
При их формировании используются данные самых разных видов.
Основной документ отчетности для упрощенной системы налогообложения — Книга учета доходов и расходов (УСН), для предпринимателя — Книга учета доходов и расходов предпринимателя.
4. Универсальные отчеты. Выводят данные по регистрам накопления: остатков и оборотов.
Регистры широко используются конфигурации Управление торговлей, где весь учет построен на их основании. В конфигурации Бухгалтерия предприятия с помощью регистров накопления организован, в частности, учет НДС, некоторые особенности которого трудно учесть только с помощью проводок по счетам.
Представлены пунктами меню:
Список / кросс-таблица. По определенному регистру остатков выводит остатки на дату, по регистру оборотов — сумму оборотов за период;
Остатки и обороты. Строится только по регистрам остатков и выводит итоги движений (остатки и обороты) за период.
Универсальный отчет строится по любыми регистрам накопления.
Консоль отчетов — обработка для получения произвольных отчетов.
Командная панель отчетов
Кнопка Действия/ выводит меню с командами, состав которых, как правило, совпадает с составом кнопок панели инструментов.
Сформировать — формирует отчет с заданными параметрами. Сформированный ранее отчет очищается;
Настройка... открывает диалог настройки параметров отчета.
Отбор выводит/скрывает область настройки критериев отбора.
Заголовок выводит/скрывает область заголовка.
Восстановить значения... открывает диалог для выбора ранее сохраненной настройки.
Сохранить значения... открывает диалог для сохранения текущих параметров отчета. На рисунке приведен пример сохранения настройки для Оборотно-сальдовой ведомости:
Закрыть — закрывает отчет.
Справка (F1) как в любом другом объекте выводит справку по работе с ним.
В каждом отчете присутствуют реквизиты настройки периода: Период с нач.дата по кон.дата — задание начальной и конечной даты периода, за который формируется отчет. Кнопка открывает диалог 
Настройка периода.
Состав параметров определяется видом отчета и для каждого отчета рассматриваются отдельно.
На приведенном рисунке показано меню Действия/ для универсальных отчетов — наиболее полный вариант. В остальных оно может быть значительно сокращено или совсем отсутствовать.
Расшифровка (детализация) отчетов
Одним из наиболее удобных свойств отчетов является возможность расшифровки их показателей. Если при перемещении указателя мышки он принимает вид на просто знака плюс, а знака плюс с увеличительным стеклом (
), это означает, что может быть получен более подробный отчет о формировании показателя — данный показатель может быть расшифрован отдельным отчетом (отчетами). Причем вплоть документа (которым сформирована эта операция) или самой операции (если она введена вручную).
Стандартные отчеты — вид отчетов, в которых возможности расшифровки наиболее широко используются. Основным стандартным отчетом можно считать Оборотно-сальдовую ведомость, схема расшифровки показателей которой показана на рисунке.
Показатели всех стандартных отчетов могут быть расшифрованы до Карточки счета или Отчета по проводкам.
Эти отчеты представляют из себя список проводок. К таким отчетам относится также Карточка субконто. Расшифровка их показателей открывает документ (или операцию, если она введена вручную).
Если расшифровка до документа производилась для исправления обнаруженной ошибки, после такого исправления документ может быть перепроведен (
). А сформированный и не закрытый отчет при этом обновляется после нажатия кнопки Сформировать.
Более подробно о расшифровке того или иного отчета говорится в разделах, посвященных описанию каждого из них.